O tal do 5S: mais que metodologia, uma filosofia de vida

Se você conhece ou pratica o 5S, imagino que também já tenha ouvido falar dos seus outros codinomes como, 4S+S, ou simplesmente 4S, não é mesmo? 

E ainda há quem diga e difunda o 6S (com alguma divergência no sexto “S” entre seus seguidores…)!  

Fato é que, devido ao seu método extremamente simples, racional e democrático (acessível a todos), o 5S (ou 4S+S….) acabou ganhando fama pelos méritos e resultados alcançados em empresas que o adotaram de forma participativa, coletiva e perseverante. 

Fama que se estende até para batizar outras metodologias com outro foco no mundo da gestão empresarial, tomando emprestada a sua tão emblemática letra “S”! (tais metodologias pegam as iniciais das palavras-chaves que caracterizam seus conceitos. Obviamente que elas devem começar com a letra “S” … – para quem não sabe, cada “S” do 5S é a letra inicial dos conceitos da metodologia 5S. Discorreremos mais adiante.) 

Mas o que é o 5S e do que ele trata? 

O 5S é uma metodologia de gestão empresarial que utiliza conceitos relacionados à arrumação e limpeza do local de trabalho, cujo alcance se estende na forma da realização do trabalho, possibilitando que a empresa ou parte dela (pode ser uma divisão, um departamento, uma seção de escritório ou até mesmo uma célula minúscula de trabalho) possa melhorar os resultados de seus KPI’s nos mais diversos temas como: segurança, saúde e higiene, qualidade, produtividade, custos etc. 

Ao dar esta definição simples e direta, sinto-me obrigado a acrescentar e deixar bem claro quatro pontos fundamentais: 

1. O 5S é mais que uma metodologia de gestão empresarial, é uma filosofia e criação de uma cultura, no caso, corporativa. A nível pessoal, papo reto e direto: é valor e educação comportamental! 

Se você já trabalha com o 5S, sabe do que estou falando e, para você que está se iniciando nele, se convencerá disso, após sua primeira experiência, sendo ela bem-sucedida ou não. 

Como toda metodologia, serão necessários sempre a participação e o comprometimento de todos os envolvidos. Contudo o 5S os exigirá mais ainda, pois além de necessitar que todos sigam a risca os seus passos, muitas vezes nós mesmos iremos nos confrontar com nossas próprias fraquezas ou vícios. Sim, quando digo nós estou me referindo a você e também ao seu colega aí do lado. Portanto a empatia, a perseverança e a boa comunicação são fundamentais. É vital valorizar e priorizar a prática do Trabalho em Equipe e estimular e desenvolver o senso de Ownership de todos! 

2. O 5S (na verdade, o 4S, que é o termo original de tudo isso que estamos tratando neste artigo) nasceu na sociedade japonesa de pós-guerra (II Guerra Mundial), onde a escassez era presente em todo lugar, mas que a própria sociedade soube tomar vantagem dela e torná-la a pedra de toque para sua recuperação e, principalmente, para a indústria. Coube a uma montadora atualmente famosa e líder do mercado mundial automotivo levar o 5S ao estado da arte em que hoje se encontra. Entretanto ele não se restringe ao mundo corporativo, tampouco ao segmento industrial, ele serve para todos os segmentos e mais: serve também a nível pessoal e em grupos pequenos, como o dia a dia de uma família ou a um evento prazeroso como um churrasco ou um sarau com amigos e vizinhos. 

3. A escassez encarada de forma positiva levou as pessoas a combaterem o desperdício. O entendimento profundo do desperdício, por sua vez, levou a criar métodos que auxiliam na sua identificação e eliminação, e um desses métodos é o que hoje chamamos de 5S. Portanto o 5S tem uma relação muito forte e íntima com o TPS (que é o sistema de produção desenvolvido por aquela montadora que mencionei anteriormente, que visa o aumento da eficiência das operações e, por conseguinte, da lucratividade da empresa através da eliminação do desperdício) e por consequência com o Lean Manufacturing. 

Podemos dizer também que o 5S é nada mais que uma das condições básicas para a realização de kaizens (melhorias) na Segurança, na Qualidade, na Produtividade, no Custo, na Saúde e Higiene, no Meio Ambiente, na Moral e no Desenvolvimento dos Recursos Humanos. 

4. O 5S é comumente implantado na forma de um programa, ou seja, um conjunto de ações estruturadas e devidamente planejadas, alicerçadas por uma estrutura organizacional composta desde o nível hierárquico mais elevado da organização até o seu nível operacional de execução, com um comitê ou uma área específica para a sua gestão. Também deve contar com um sistema de treinamento e capacitação, de comunicação, documentação e controle de registros, de manutenção da metodologia baseada em auditorias e avaliações (reconhecimento e, se possível, premiações). 

Como é uma metodologia que ‘mexe’ com as condições nas quais os processos são realizados e não exata e diretamente nos processos em si, é importante deixar claro qual é a relação de causa e efeito das atividades de 5S com os processos e estabelecer suas métricas (como medir as atividades) adequadamente. 

Finalmente, a pergunta que não quer calar: o que significa o 5S?  

Resumidamente, seguem abaixo as palavras de cada “S” em japonês e o seu significado literário, sem ainda a conotação dada pela metodologia 5S. 

Você pode notar que os dois primeiros “S’s” possuem quase o mesmo significado e até existe uma frase em japonês muito utilizado nas conversas coloquiais: “Nossa, eu preciso fazer um SEIRISEITON na minha casa, neste fim de semana, custe o que custar!” 

Tanto o SEIRI quanto o SEITON têm a conotação de arrumar o que está desarrumado, porém o SEIRI tem um significado a mais que é “fazer o que tem sentido, corrigir com fundamento teórico”, ou seja, separar o que se usa do que não se usa. Em outras palavras, jogar fora (ou doar) o que não se usa. Simples assim! 

Quanto ao SEITON, ele não tem essa conotação de útil/inútil do SEIRI, porém possui a conotação do espaço físico, ou seja, cada coisa no seu lugar e de preferência na sequência e na disposição mais “bonita” de se ver, de se apresentar. Essa “bonita” tem o significado de “ser mais harmoniosa”, “ser mais lógica”, “ser mais funcional”. 

Nota-se a complementaridade dessas duas palavras SEIRI e SEITON, e daí o motivo pelo qual o japonês usa muito as duas palavras juntas, quando quer se referir a fazer uma arrumação dentro de casa, no escritório etc. 

A palavra SEISOU não só tem o significado de limpar, de fazer a limpeza objetivando a segurança, a higiene, o ambiente de asseio e bem-estar, como também a limpeza objetivando a manutenção do funcionamento das coisas. 

Meu pai, quando vivo, tinha o hobby de pescar preferencialmente no mar. E por mais tarde e cansado que voltasse da pesca, a primeira coisa que ele fazia ao chegar em casa era, além de limpar os poucos peixes que trazia (risos), de fazer a limpeza das varas, dos molinetes, dos anzóis, das linhas etc. Aliás, ele limpava todos os demais apetrechos também (a caixa de isopor, as roupas, os chinelos, tudo!). Tudo para remover logo a salinidade da maresia enfrentada, evitando a oxidação e o travamento das engrenagens e estruturas das varas e molinetes. 

E quando não ia pescar por um bom tempo, também fazia a limpeza periódica, principalmente os molinetes, lubrificando-os. É o que em japonês chamamos de TE-IRÊ [手入れ]. É um tipo de limpeza de manutenção. Ou seja, tanto imediatamente após voltar da pesca, quanto nos longos períodos em que não viajava para o mar, o objetivo de limpar era para manter suas varas e molinetes prontos para poder usufruir o seu hobby quando chamado (sem contar o prazer que com certeza ele tinha ao limpar, lubrificar e lustrar suas ferramentas do seu hobby predileto…). 

SEIKETSU, sem grandes mistérios, significa o estado de estar limpo, remetendo muito ao que chamamos no Brasil de asseio pessoal. Manter-se limpo. Mas o que é ser limpo? Para mim, é lavar o rosto ao acordar, escovar os dentes, pentear, fazer a barba (pois geralmente os descendentes de japoneses não são abundantes nos pelos faciais. Se deixar de fazer a barba, eu nunca me tornaria atraente como um Brad Pitt ou Jasom Statham, talvez no máximo como um bode ou o nosso Jeca Tatu…) Por outro lado, pessoas como estes astros hollywoodianos conseguem se dar ao luxo de riscarem da lista do asseio o ato de fazer a barba todas as manhãs! (que inveja!) 

Em outras palavras, o objetivo só é alcançado pelo quanto conseguimos criar e deixar bem claro qual o padrão a ser seguido pelos processos (ou postos de trabalho). Esta é a importância da padronização, representada pelo SEIKETSU. 

Por fim, o SHITSUKE. Significa a disciplina. Ter disciplina de manter em contínua execução os primeiros 4 “S’s”, de modo perseverante e coletivo, a fim de conseguir corrigir em casos de desvios ou de realizar melhorias em casos de alguma nova demanda ou devido a uma nova forma mais eficiente (ou segura, ou econômica, ou saudável, ou qualificada etc) de se conseguir os mesmos resultados ou até melhores na performance dos processos. 

Resumindo, a nossa primeira tabela ajustada segundo os preceitos da metodologia 5S, da qual nós consultores Lean acreditamos e disseminamos em nossa jornada profissional, ficará da seguinte forma: 

O SHITSUKE originalmente não era considerado um dos S da metodologia, pelo simples fato de ser uma característica intrínseca que a pessoa que pratica o 4S (ou 5S, como queiram) deveria ter, diferentemente dos demais “S’s” que são puramente técnicas, métodos. 

‘Sem o SHITSUKE, não há como realizar o restante dos “S’s”’, me diziam insistentemente os meus superiores no trabalho.  

Argumentavam que, enquanto os quatro primeiros “S’s” possam ser realizados por qualquer pessoa uma vez treinada, o último “S” dependerá tão somente da real vontade das pessoas em praticar e manter a sua prática contínua e incansavelmente. Ou seja, nas palavras atuais, ter disciplina é realizar o 4S acreditando nele e na sua eficácia, com paixão e prazer e como sendo parte intrínseca dos seus valores e comportamentos (cultura). 

De forma mais assertiva, o que se propõe comumente em estimular a disciplina individual e a coletiva também é o sistema de auditorias interna (realizada pela própria equipe) e externa (realizada pelos superiores da área, de outras áreas, do comitê ou departamento de gestão do programa 5S). Aqui novamente o papel do PADRÃO exercerá tremenda importância, pois ele servirá como uma régua única (aliás para qualquer um que quiser avaliar um processo em termos de 5S) para avaliar a manutenção e a performance das atividades de 5S na área e na empresa em geral.

Independentemente de qual codinome você é simpatizante, 4S ou 4S+S ou 5S, o importante é não somente entender todos os 5 conceitos envolvidos, mas colocar em prática cada um deles e em equipe. Somente com a prática é que a habilidade da metodologia se aprimora dentro da equipe e por conseguinte dentro da área (dos processos), pois é com o acúmulo de várias experiências do dia a dia que conseguiremos nos deparar com novas situações e novos desafios, que por sua vez estimularão o desenvolvimento de todos da equipe na metodologia 5S, trazendo benefícios e resultados esperados pela área e pela empresa de forma consistente e permanente (melhoria contínua).